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Controlar para decidir

POR RICARDO FERREIRA GODINHO

BEM ESTAR & GESTÃO

EM 22/07/2015

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*Artigo original MilkPoint Brasil

Os controlos são uma ferramenta essencial na gestão de uma propriedade leiteira e a sua importância reside na obtenção de indicadores que permitam medir o desempenho do sistema produtivo, para a monitorização, para identificar os problemas a serem corrigidos ou os pontos fortes para aproveitar melhor o que a propriedade já faz bem. A avaliação de indicadores pode ser feita a partir de diferentes abordagens, e a interação entre estes deve produzir uma visão holística do sistema de produção e de gestão, permitindo que a tomada de decisão seja feita de forma objetiva, fundamentada e abrangente.

Como justificação para a implantação de um eficiente sistema de controlo e indicadores, pode-se citar que a tomada de decisão deve apoiar-se na análise de fatos, dados e informações dos ambientes de "dentro e fora da porta". Entretanto, estas observações e fatos devem atender as necessidades da propriedade, do proprietário, da assistência técnica, dos animais, além de fornecer informações fidedignas sobre processos e resultados. Este acompanhamento permite que o produtor/gestor tome conhecimento, por meio de contatos sistematizados, dos resultados parciais ou totais da atividade, podendo organizar e planear melhor o ano seguinte ou as próximas tarefas, aumentando a possibilidade de acerto quanto ás decisões tomadas, pois deixa de decidir com base em "achismos".

Na maioria das conversas sobre controlo, invariavelmente surge a pergunta: "qual software usar?". É importante ressaltar, que controlar não é sinónimo de informatizar. Um software ajuda muito sem dúvida, mas pode não ser uma solução de imediato em algumas situações, pois sem um eficiente sistema de recolha de dados, não há software que consiga gerar informações úteis e confiáveis.

Os controlos também podem ser chamados de Indicadores de Desempenho, e são resultados de um sistema de recolha de dados. Nesta recolha de dados deve ficar atento para "o que controlar" e "para que controlar", e jamais esquecer o "como e quem irá controlar". Há colaboradores que não se adaptam a preencher uma listagem, mas anotam muito bem numa "agenda" ou num caderno qualquer e outros lançam diretamente no computador. São realidades e situações diferente e estes cuidados não devem ser desconsiderados por quem cria e implanta um sistema de recolha de dados, pois o que é de fácil entendimento para o técnico ou mesmo para o produtor, pode ser complicadíssimo para quem irá fazer a anotação. Já me deparei em situações em que uma listagem feita com um espaço inferior a 0,5 cm foi entregue a uma pessoa não alfabetizada, que mal desenhava alguns números, evidenciando falta de sensibilidade e observação de quem criou a listagem.

De acordo com o tipo de indicador, eles são utilizados para acompanhar o dia a dia da propriedade e o seu desempenho ao longo do tempo, e ganham maior ou menor importância conforme sua natureza e tipo. Constituem o elo entre as estratégias e o resultado das atividades e devem atender as seguintes características:,

• Fácil identificação/acesso: se é um indicador da qualidade do leite, ele deve ser facilmente identificado pelas pessoas envolvidas na ordenha, pois representa o resultado do trabalho da equipa. Por outro lado, se é um indicador que apenas o produtor ou o técnico tem acesso, também deve ser de fácil acesso para ambos;

• Possibilitar uma visão balanceada do desempenho da propriedade: naturalmente dá-se atenção a áreas que temos maior domínio ou interesse. O sistema de indicadores não pode ter maior foco numa única área, pois todas elas estão interligadas. Desta forma, é necessário contemplar números que permitam ter uma visão sistémica da propriedade, da produção e dos resultados económicos;

• Facilitar o entendimento de quem está à frente do negócio: não adianta ter uma listagem completa, com vários indicadores, se o produtor ou mesmo o técnico, olhar para ela e não entender o que ela demonstra. Ou seja, a forma e os indicadores têm que ser entendidos por quem irá utilizá-los;

• Suportar a tomada de decisões visando influenciar os ambientes internos e externos: têm que ser úteis para o processo de decisão. De nada adianta fazer análises individuais de CCS (Contagem de Células Somáticas) dos animais, se quando chegar o resultado, estes não forem utilizados; ou mesmo fazer anotações que não são fidedignas, pois foi "mais ou menos isso que deu", ou "acho que a vitela morreu por picada de cobra".

Ao implementar um sistema de indicadores, é importante um equilíbrio entre os tipos de indicadores, os quais devem subsidiar decisões económicas e zootécnicas. A análise económica da atividade mediante o custo de produção e de indicadores de eficiência económica, como a margem bruta, margem líquida e resultado (lucro ou prejuízo), é um forte subsídio para a tomada de decisões. Justifica-se o cálculo dos vários indicadores económicos porque eles têm maior ou menor importância dependendo do prazo de tempo (curto, médio ou longo) em questão.

Quanto ao desempenho produtivo, os índices zootécnicos refletem em forma numérica o desempenho dos diversos parâmetros da produção leiteira. A interpretação dos índices deve ser feita de forma conjunta com as características de produção empregadas na propriedade. Diversas formas e nomenclaturas são encontradas, desta forma, devemos estar atentos quanto à metodologia de cálculo do índice em discussão. Os indicadores zootécnicos são fundamentais para ações simples como um arraçoamento de vacas em lactação por produção, ou ações mais complexas como um programa de melhoramento genético, mas essencialmente devem contemplar dados sanitários, reprodutivos e de produção. Podemos apontar como exemplo: produção por vaca efetivo/ano, Taxa de Prenhez, Taxa de Mortalidade de Animais Jovens, CCS individual, entre outros.

Mas atenção! o uso de indicadores, controlos, listagens e dados, gestão orientada por resultados, não significa controlar tudo e de toda forma. O uso extensivo de indicadores em todos os detalhes de todos os processos é questionável e pode gerar consequências como:

• Tornam-se de difícil gestão devido a excessiva quantidade;

• Provocam desperdícios de tempo e dificuldades para análise;

• Podem "esconder” os indicadores realmente relevantes para o negócio.

Desta forma, o gestor deve eleger os indicadores principais, quais deles fornecerão dados e informações necessárias à gestão. Uma dica é utilizar o princípio geral "80/20", estabelecido pelo Economista Italiano Vilfredo Pareto (1848-1923), o qual nas suas pesquisas estabeleceu que:

• 80% dos resultados são devidos a 20% dos esforços;

• 80% das consequências são derivadas de 20% das causas;

• 80% das “saídas” são derivadas de 20% das “entradas”.

Na prática, esta relação não necessita de ser "exatamente" 80/20. Com base num controlo de "Causa Morte", fez-se uma lista com 19 itens, dos quais apenas 5 itens correspondiam a 75,3% das causas das mortes. Entre elas, 2 causas representam 59,3% das mortes, ou seja, o gestor deve concentrar seus esforços nestes 5 itens, e principalmente nos dois primeiros, avaliando os fatores predisponentes destas causas de mortes, alternativas para a solução e estabelecer um plano de ação para eliminá-las/diminuí-las. Se olharmos na relação de itens que compõem os custos, chegamos à mesma situação, e o mesmo raciocínio pode ser feito com outros itens.

Quais os indicadores a adotar? Esta definição deve ser feita em conjunto com o(s) técnico(s) que assiste(m) a propriedade, mas respeitando, e em coerência com os objetivos do produtor. Fique atento ao conceito de cada indicador, a sua fórmula de cálculo, a informação que ele fornecerá, a sua forma de registo, os dados necessários para seu cálculo e a forma de anotação/registo destes dados.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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RICARDO FERREIRA GODINHO

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